Wir brauchen keine Prozesse, weil wir sind ein Startup

Vor einiger Zeit habe ich den Tischtennis-Mythos der Startup-Szene scharf angegriffen. Dabei richtete sich der Post vor allem an etablierte Unternehmen, die etwas zu enthusiastisch Tischtennisplatten und Kicker in ihren Büros aufstellen ohne sich zu überlegen, wozu das gut sein soll. Heute wende ich mich an die Startups, die gerne rennen, bevor sie gehen gelernt haben. Oft überholen sie damit große Unternehmen und sie sollten definitiv weiterhin so forsch bleiben, aber nicht den Blick dafür verlieren, dass

sie sehr schnell aus der Phase des ständigen Ausprobierens herauswachsen und für ein langfristiges und gesundes Unternehmen Prozesse von entscheidender Bedeutung sind.

Ein Prozess dient der Formalisierung bestimmter Abläufe in einem Unternehmen. Oh nein, das ist ja gar nicht sexy, denken vielleicht einige junge Gründer jetzt. Auf der einen Seite haben sie damit bestimmt Recht, denn sexy geht wirklich anders. Auf der anderen Seite ist die Aussage kindisch und unreif, weil Unternehmen nunmal auch wirtschaftliche Interessen verfolgen (zum Beispiel sollten Unternehmen genügend Geld verdienen, um ihre Mitarbeiter/innen bezahlen zu können). Wirtschaftlicher Erfolg wird in unserer Welt maßgeblich durch die Differenz zwischen den Kosten und den generierten Einnahmen bestimmt. Prozesse helfen an beiden Stellen, weil sie durch Automatisierung zum einen günstigere Produktion ermöglichen und zum anderen höhere Qualitätsmaßstäbe erreichen.

Indem Sie Prozesse nutzen, können Sie Aufgaben, die sich wiederholen zusammenfassen und neue Mitarbeiter schneller und einfacher darin schulen. Sie sparen also nicht nur an der tatsächlichen Umsetzung, sondern auch an Einarbeitungszeit (also auch an Einarbeitungsgehalt). Wenn Sie für die Vorgänge in Ihrem Unternehmen Prozesse nutzen, können Sie viel besser nachverfolgen und auch prognostizieren, welche Umsätze gemacht werden, heute und in Zukunft.

Praxis

Um das praktisch umzusetzen, hilft es mitzuschreiben, was Sie gerade so tun und wie die einzelnen Schritte ablaufen. Versuchen Sie anfangs überhaupt nicht ordentlich zu sein. Schreiben Sie frei heraus, was sie für die Erreichung eines bestimmten unternehmerischen Ziels gemacht haben. Ich nenne es das Prozesstagebuch und es ist genau das: Sie schreiben auf, was Sie erlebt haben. Es muss nicht geplant und organisiert sein, denn es dient erstmal der Orientierung.

Wenn Sie zum Beispiel den Verkauf eines aufwendigen Software-Produktes an einen Geschäftskunden auf diese Weise dokumentiert haben, können Sie nun analysieren, was gut gelaufen ist, was schlecht gelaufen ist und was Sie automatisieren können (bzw. an eine andere Person abgeben können/wollen). Erst im Nachhinein können Sie wirklich Ihre Fehler identifizieren, aber wenn Sie nichts aufgeschrieben haben, werden Ihre Erinnerungen vom Erfolg oder vom Misserfolg des Prozesses getrübt und Sie werden womöglichen nicht herausfinden, wie dieses Ergebnis zustande gekommen ist.

Aus dem Tagebuch müssen Sie im zweiten Schritt ein Diagramm erstellen mit den einzelnen Schritten vom Start bis zum Ziel und mit einigen Routen. Jeder Schritt hat mehrere mögliche Ergebnisse. Decken Sie einige Routen ab, wobei Sie sich folgende zwei Fragen immer wieder stellen sollten:

  1. Und dann? Diese Frage führt Sie zum nächsten Schritt im Prozess.
  2. Und sonst? Diese Frage führt Sie zu einem alternativen Schritt, also zu einer neuen möglichen Entwicklung.

Wenn Sie dieses Diagramm haben, haben Sie Ihren ersten gezeichneten Prozess und nun wird es einfacher. Sie haben eine Gedächtnisstütze, um Ihre eigene Arbeit besser zu machen und gleichzeitig ein Mini-Handbuch geschaffen, um neue Teammitglieder einzuarbeiten. Glückwunsch!

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