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Vom Jahresplan zur Tagesaufgabe

Ein Startup scheitert nur selten an den großen Zielen und Visionen. Startups scheitern an ihrer Umsetzung und das ist normal, weil die Umsetzung der schwierige Teil ist. Besonders kritisch ist der Übergang vom Jahresplan zur Tagesaufgabe. In diesem Blogpost wollen wir uns eben diesen Schritt genauer anschauen und ich möchte den Startups aufzeigen, wie sie ihre täglichen Aktivitäten greifbar machen.

Die zwei Geschwindigkeiten im Geschäft

Zunächst möchte ich euch eine kleine Metapher mitgeben. Stellt euch euer Startup als großes Flugzeug vor. Ihr habt Fracht und Passagiere an Bord und euer Flug ist das Geschäftsjahr. Ihr wollt natürlich ein gutes Geschäftsjahr fliegen und habt einen Kurs angesetzt. Diesen Kurs werdet ihr nicht ständig ändern, genau wie ein Flugzeug, das eine langfristige und geduldige Ausrichtung hat. Das ist die erste Geschwindigkeit und hier braucht ihr Geduld. Zugleich müssen aber eure Turbinen auf Hochtouren arbeiten. Sie drehen sich unfassbar schnell und setzen Leistung um. Diese zweite Geschwindigkeit braucht Feuer, Taten und schnelle Reaktionen. Um den folgenden Ansatz wirklich gut zu verstehen, solltet ihr euch immer wieder dieses Flugzeug vor Augen führen, dann schafft ihr den Übergang vom Jahresplan zur Tagesaufgabe problemlos.

Der Erfolg messen

Um zu wissen, ob ihr auf dem richtigen Kurs seid, um nicht im falschen Flughafen anzukommen (oder gar abzustürzen), müsst ihr natürlich Messgrößen festlegen. Diese Messgrößen helfen eurer langfristigen Navigation im Geschäftsleben und auch im Blogpost über die Jahresplanung habe ich diese Messung angesprochen: Key Performance Indicators.

[Pro-Tipp] Falls euch der Begriff “KPI” nichts sagt, lest es unbedingt nach. Ihr wollt auf gar keinen Fall vor einem Investor stehen, der euch nach euren KPIs fragt und ihr wisst nicht, worum es geht. Professionelle Hilfe von einem Coach/Berater wird euch hier auf jeden Fall weiterbringen.

Die KPIs, die ihr gewählt habt, helfen euch euren Jahresplan richtig zu bewerten und eure grobe Umsetzung zu erfassen. Genau wie die Kompassnadel im Flugzeug hilft, den groben Kurs zu halten. Ihr nutzt hier grobe Messgrößen und andere Toleranzen. Wenn euer großes Ziel 100.000€ Umsatz ist, werdet spielt es keine große Rolle, ob ihr 10€ mehr oder weniger eingenommen habt. Diese Messgrößen passen jedoch überhaupt nicht zu euren täglichen Aufgaben.

Die Arbeit messen

Um vom Jahresplan zur Tagesaufgabe zu kommen, müsst ihr euch dessen bewusst sein, dass ihr nicht die gleichen Messgrößen und auch nicht die gleichen Einheiten nutzen könnt. Wir betrachten nun nicht mehr den Kurs des Flugzeugs, sondern die Geschwindigkeit der Turbinen. Hier werden wir nicht mehr die Kompassnadel nutzen, sondern ein Drehzahlmesser. Wir wollen möglichst in Echtzeit Informationen darüber, wie gut die Triebwerke laufen. Der Fokus liegt auf die Key Activities.

Eure Key Activities (Schlüsselaktivitäten) sind die Haupttätigkeiten, die ihr für den Erfolg eures Unternehmens braucht. Ihr solltet sie beim Ausfüllen eures Business Model Canvas definiert haben. Ihr dürft aber nicht vergessen, dass sie sich ändern können, je nachdem, wie euer Startup sich entwickelt. Betrachten wir ein einfaches Beispiel: ein Startup will eine innovative Buchhaltungssoftware auf den Markt bringen. Eine Schlüsselaktivität wird auf jeden Fall die Programmierung und Weiterentwicklung der Software sein. Eine andere Schlüsselaktivität wird der Vertrieb der Software an Geschäftskunden sein. Diese Aktivitäten sind die Umdrehungen der Turbinen. Sie passieren ständig, stetig und ihr braucht eine Mindestzahl an Umdrehungen, um noch zu fliegen. Wenn ihr nur einen Verkauf im Monat macht und der Umsatz nicht reicht, um eure Kosten zu decken und zu wachsen, werdet ihr gnadenlos abstürzen.

Das Problem ist nur, dass eure KPIs, die den Gesamtzustand des Unternehmens sehr gut darstellen, nicht wirklich gut funktionieren, wenn es um eure Tagesaufgaben geht. Deshalb führen wir ein neues Messinstrument ein. Wir wollen schließlich die Turbinenumdrehungen nicht mit dem Kompass messen. Um sinnvoll vom Jahresplan zur Tagesaufgabe unsere Aktivitäten über alle Ebenen zu messen, brauchen wir Key Activities Indicators (KAIs). Es gibt tatsächlich noch keine Wikipedia-Seite hierzu, weil ich das Konzept erst jetzt formuliere.

Key Activities Indicators

Am Anfang habt ihr Ziele, diese werden geformt und ausformuliert und ihr erhaltet eure KPIs. Dies erlaubt es euch zu messen, ob ihr diesen Zielen näher kommt. Dann überlegt ihr euch, welche Aktivitäten zu diesen Zielen passen. Das wäre zum Beispiel das Kontaktieren von neuen potenziellen Kunden oder das Programmieren neuer Funktionen für eure Software. Um eure Arbeit bewerten zu können, nehmt ihr Key Activities Indicators (KAIs) und orientiert euch an täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zeitintervallen, je nach Bedarf. Durch die Gegenüberstellung der KAIs und der KPIs könnt ihr herausfinden, ob eure Tätigkeiten zu euren Zielen passen.

Nehmen wir wieder das einfache Beispiel: unser einziger KPI soll hier der Umsatz sein. Und unser KAI ist die Anzahl der Kunden, die wir kontaktieren. Entscheidend ist hierbei, dass wir den KAI komplett in eigenen Händen haben. Ob wir 10 oder 100 Kunden anrufen, hängt nur von uns ab. Unser Monatsziel sind 100€. Weil unser Produkt 10€ kostet, brauchen wir 10 Kunden. Wenn wir eine gängige 3 zu 1 Verkaufsquote nehmen, stellen wir fest, dass wir 30 Gespräche, also 90 Kontaktierungen jeden Monat brauchen. Nach einem Monat können wir Bilanz ziehen: wo stehen unsere KAIs und wo stehen unsere KPIs? Die hier abgebildete Tabelle zeigt euch, wie ihr eure Umsetzung bewerten könnt und welche Schlussfolgerung ihr ziehen könnt.

KPI vs. KAIKontaktierungen
nicht erfüllt
Kontaktierungen
erreicht
Kontaktierungen
übertroffen
Umsatz nicht erreichtMehr arbeiten!Qualität verbessern!Revision der
Schlüsselaktivität!
Umsatz erreichtAnnahmen korrigieren!Jetzt skalieren!Qualität verbessern!
Umsatz übertroffenZiel höher setzen!Jetzt skalieren!Qualität verbessern!

Call to Action

Zeichnet auf einem Whiteboard oder auf ein Flipchart eure Ziele auf und die dazugehörigen Aktivitäten auf. Um jedes Ziel herum schreibt ihr KPIs auf, die euch helfen festzustellen, ob ihr das Ziel erreicht habt. Zusätzlich schreibt ihr um eure Aktivitäten entsprechende KAIs auf. Dann stellt ihr eure Ergebnisse als Tabelle auf mit folgenden Spalten: Ziel – KPI – Aktivität – KAI. Abschließend schreibt ihr zu jedem KPI und zu jedem KAI euren gewünschten Sollwert auf. Und fertig: ihr seit vom Jahresplan zur Tagesaufgabe gekommen!

(Photo by Jordan Sanchez on Unsplash)

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