Jahresplanung

Wie Du deine Jahresplanung rockst

Traditionell wird der Beginn des Jahres damit verbracht einen Plan zu schmieden. Das gilt für Freelancer, für kleine Teams, über mittelständische Unternehmen bis hin zu großen Konzernen. Meistens fallen dann Begriffe wie „Strategie“, „Jahresziele“, „Quartalsziele“ und viele weitere. Privatpersonen kennen es meist als gute Vorstätze, die jedoch nur selten wirklich gut umgesetzt werden. Die Jahresplanung ist ein wichtiger Bestandteil der erfolgreichen Arbeit eines Teams. Deshalb werden wir im folgenden zusammen ein Muster aufstellen, welches uns diese Arbeit leichter macht. Dazu werden wir zunächst die Zielsetzung als Führungkraft und als Team durchgehen, uns dann den Ressourcen widmen und mit der Fähigkeit den Plan flexibel zu verändern abschließen. Auf diese Weise wirst du genau wissen, wie du deine Jahresplanung 2019 rockst.

Teil 1: Zielsetzung

Ein Plan ist per Definition der Weg von A nach B im zeitlichen Kontext. Das bedeutet, dass wir für eine gute Jahresplanung definitiv klare Ziele brauchen. Ich setze an dieser Stelle voraus, dass du deine Unternehmensvision bereits ausformuliert hast. Ein Exkurs, wie wir eine Unternehmensvision richtig aufstellen, würde den Rahmen dieses Blogpost bei weitem sprengen. Deshalb steigen wir direkt in die Materie ein und geben deinem Ziel eine Struktur.

Das strukturierte Ziel

Ob zusammen oder alleine, die Zielsetzung muss strukturiert ablaufen. Du brauchst definitiv ein Zielmuster. Also eine Schablone, wie deine Ziele aussehen sollten. Ich selbst nutze sehr gerne das SMART-Prinzip. Wenn man dieses Prinzip anwendet, muss ein Ziel folgende Kriterien erfüllen:

  1. Das Ziel muss spezifisch sein.
  2. Mache dein Ziel messbar.
  3. Es muss attraktiv für dich und dein Team sein.
  4. Das Ziel muss realistisch sein.
  5. Zum Schluss muss es auch terminiert werden. (Also an einen Zeitpunkt gebunden.)

Mein SMARTes Ziel für Q4 2019 (Ein Beispiel)

So habe ich zum Beispiel das Ziel, dass ich im letzten Quartal des Jahres 2019 eine kleine Konferenz für Führungskräfte veranstalte. Sie soll „Leadership Summit Hannover 2019“ heißen (Arbeitstitel) und 100 Teilnehmer/innen zählen. Ich möchte, dass zehn Redner jeweils einen kurzen Vortrag halten und die Teilnehmer auch einen von fünf kleinen Workshops machen können. Wie du siehst, erfüllt dieses Ziel alle Kriterien. Es ist sehr spezifisch und ich kann es genau messen (Teilnehmeranzahl, Redner). Außerdem ist es für mich attraktiv, weil es genau meiner Vision entspricht. Ist es realistisch? Na klar, ich habe schon größere Partys organisiert.

[Pro-Tipp] Neulich habe ich auch Objective & Key Results (OKR) kennengelernt. Es ist wesentlich ganzheitlicher und umfangreicher als das SMART-Prinzip. Wer dazu mehr erfahren möchte, sollte sich bei Iryna Nikolayeva von beratungteam.de melden. Sie und ihr Team machen sogar Seminare für Teams, die das OKR System richtig anwenden wollen. (unbezahlte Werbung)

Ziele setzen für oder mit dem Team?

Nun hast du ein Zielmuster und kannst loslegen und Ziele für das Jahr festlegen. Doch bevor du anfängst Ziele zu setzen, musst du dir als Führungskraft eine entscheidende Frage stellen: möchtest du diese Ziele alleine aufstellen oder soll das Team die Ziele gemeinsam aufstellen? Ein sehr gern gemachter Fehler ist es, eine Entscheidung für die Ziele zu treffen und dann in einer Besprechung so zu tun, als hätten die Teammitglieder noch eine Wahl. Das weckt zunächst falsche Erwartungen und sorgt für viel Frust, sobald herauskommt, dass das Ergebnis der Besprechung schon lange feststand. Entscheide dich also für das eine oder das andere. Beides hat Vor- und Nachteile und es gibt keine Musterlösung für alle Teams.

Ein gemeinsames Ziel ist stark

Der wohl wichtigste Vorteil einer gemeinsamen Zielsetzung ist die Identifikation deines Teams mit dem Ziel. Das ist besonders wichtig in Teams, in denen die Mitglieder sich ganz stark mit ihrer Arbeit identifizieren. In solchen Teams werden die Mitarbeiter/innen diese Gelegenheit nutzen und ihre eigene Vision einbringen. Das kannst du als Führungskraft nutzen, um deinen eigenen Horizont zu erweitern. Dieses Vorgehen hat jedoch auch Nachteile. Der größte Nachteil einer Jahresplanung als Gruppe ist der Aufwand, vor allem zeitlich, der hierfür betrieben werden muss. Die Komplexität des Vorgang steigt dabei exponentiell zur Anzahl der Teammitglieder. Überlege dir deshalb sehr genau, ob du die notwendigen koordinatorischen Fähigkeiten besitzt, um das zu realisieren.

Für eine gute Zielsetzung im Gruppenrahmen brauchst du definitiv viel Zeit: fünf bis zehn Stunden eigene Vor- und Nachbereitung und drei bis fünf Stunden Gruppenarbeit. Das ist der Mindesansatz, den ich mir einplane, wenn ich eine Zielsetzung und Planung mit einer Gruppe machen will. Dabei spreche ich von kleinen Gruppen bis maximal zehn Personen. Meine Empfehlung ist es tatsächlich ein Workshop daraus zu machen und mit kleinen Pausen drei bis fünf Stunden miteinander zu verbringen. Besonders wichtig ist es, dass du diesen Workshop leitest (du bist schließlich die Führungskraft!).

Wenn dieser Aufwand für dich nicht in Frage kommt, kannst du natürlich diesen Workshop anpassen: teile die Gruppe in zwei und bereite einen zweiten Leiter vor. Oder such dir nur drei bis vier Personen aus dem Team, die besonders motiviert sind. Dann kannst du die Gruppenarbeit wesentlich schneller durchführen. Dabei läufst du allerdings Gefahr, dass Stimmen im Team ungehört bleiben, weil die stille Person sich nicht in den Vordergrund spielen wollte, obwohl sie die beste Idee hat.

Eine starke Führungskraft gibt Sicherheit

Auf der anderen Seite hat es auch gute Vorteile, wenn du die Ziele selber bestimmst. Du solltest die Vision des Unternehmens als Führungskraft besonders gut verstanden haben. Womöglich ist es sogar dein eigenes Unternehmen und du hast eine klare Vorstellung davon, wohin die Reise gehen soll. Das strahlt nicht nur Sicherheit aus, es gibt auch vielen Menschen das Gefühl, dass sie dir folgen können und sie sind motiviert. Auch hier gilt, dass du dein Team kennen musst, um entscheiden zu können, was besser für euch ist. Der große Nachteil einer Zielsetzung durch die Führungskraft liegt auf der Hand: es fehlen die unterschiedlichen Perspektiven. Niemand ist gegen subjektive Wahrnehmung vollständig geschützt. Auch du als motivierte und reflektierte Führungskraft kannst betriebsblind groben Unfug produzieren. Um dieses Risiko zu minimieren und um dein Team auf deine Seite zu bringen, musst du eine entscheidende Regel beachten: Niemand kann deine Gedanken lesen – du musst sie deshalb aussprechen.

Wenn du also die verantwortliche Führungskraft bist und ein Ziel gesetzt hast, musst du es klar kommunizieren. Deine Jahresplanung kann perfekt sein, aber wenn du sie deinem Team nicht verständlich rüberbringen kannst, wirst du gnadenlos scheitern. Deshalb musst du deine Überlegungen, wieso genau dieses Ziel das richtige ist und wie dieses Ziel im Kontext der großen Vision funktioniert, transparent darstellen. Bedenke, dass für die Umsetzung deiner Ziele die Arbeitsbereitschaft deines Personals die wichtigste Ressource ist. Deshalb musst du viel Zeit und Kraft darin investieren diese kostbare Ressource hervorzubringen. Dies führt uns auch direkt zum nächsten Punkt der Jahresplanung.

Teil 2: Ressourcen

Nachdem du deine Ziele definiert hast, musst du deine verfügbaren Ressourcen einplanen. Du musst also auf der einen Seite aufstellen, was dir zur Verfügung steht und auf der anderen Seite deinen Bedarf definieren. Hier wirst du schnell merken, ob deine Ziele völlig absurd sind oder ob sie realistisch sind. Hier will ich kurz darauf eingehen, welche die wichtigsten Ressourcen sind, die auf gar keinen Fall in deiner Planung fehlen dürfen.

Arbeitskraft: Schlüsselressource in jedem Unternehmen

Die Mitarbeiter/innen sind bekanntlich das wichtigste Element in einem Unternehmen. Ich empfehle es jedoch nicht, sie als „Ressource“ zu sehen. Die Arbeitskraft ist eine Ressource, der Mensch ist ein fühlendes Lebewesen. Natürlich musst du in deiner Jahresplanung die Arbeitskraft, die in deinem Team vorhanden ist, einbeziehen. Rechne dazu einfach aus, wie viele Arbeitsstunden dir überhaupt zur Verfügung stehen und lass die geplanten Ziele und Aktivitäten mit einem Aufwand in Stunden schätzen. Dein Team soll dir sagen, wie viel Zeit ein gewisses Ziel aufbrauchen wird. Die Arbeitskraft hängt jedoch nicht nur von der Zeit ab, die eine Aufgabe braucht und davon, wie viele Arbeitsstunden du theoretisch in deinem Team hast. Die Arbeitskraft hängt auch massiv von der Taktung ab. Eine clevere Einteilung deiner Arbeitsperioden wird dir sehr viel Ärger ersparen.

Wie die Taktung deines Plans die Arbeitskraft bestimmt (Ein Beispiel)

In einem Team arbeiten drei Programmierer in Vollzeit. Sie haben per Vertrag eine 35-Stunden-Woche. In zwei Wochen kommen deshalb theoretisch 210 Stunden Arbeitskraft zusammen. Nun müssen wir die Besprechungen und die Koordinationsverluste abziehen (1/3) und haben jetzt 140 Arbeitsstunden für die Programmierung. Jedoch hängt es davon ab, wann diese zwei Wochen stattfinden. Wenn du dein komplettes Jahr durchplanst und am 16. Dezember 2019 feststellst, dass deine App noch 140 Arbeitsstunden braucht, wirst du dies wohl kaum bis zum Neujahr schaffen, weil Weihnachten (24./25./26. Dezember) mitten in der Woche ist. Für diese 140 Stunden Arbeitskraft wirst du plötzlich nicht zwei Kalenderwochen, sondern drei oder fast vier Wochen brauchen. Das kann auch einem gut geplanten Projekt das Genick brechen.

Gewinne Zeit mit einem guten Takt

Die Lösung ist es, deine Jahresplanung unkonventionell zu takten. Du weißt, dass die letzten Tage im Jahr nicht mehr produktiv sind. Schließe also das Jahr planungstechnisch am 22. Dezember (Sonntag) ab. Und teile deine vier Quartale in vier gleich große Abschnitte à 91 Tage. Ja, dann hast du ein paar Tage vom ersten Quartal „verloren“. Aber wann kannst du fehlende Zeit besser auffangen: wenn sie dir am Anfang oder am Ende fehlt? Befreie dich ein bisschen von den konventionellen Quartalen ab und du wirst smarter planen können. Das Stichwort „sich befreien“ führt uns auch zum letzten Teil der Jahresplanung.

Teil 3: Flexbibilität

Du kannst noch so gut planen, am Ende wirst du von deinem Plan abweichen müssen. Denn du kannst unmöglich alles vorhersehen. Deshalb musst du lernen, deinen Plan nicht zu lieben. Es darf dich im richtigen Moment nicht stören, deinen Plan zu verändern oder komplett über Bord zu werfen. In dieser Aufforderung gibt es jedoch eine fiese Tücke: Was ist es der richtige Moment, um einen Plan zu verändern? Oder wann müssen wir es durchziehen, auch wenn es uns nicht gefällt? Und wie machst du es deinem Team klar?

Definiere klare Ausstiegskriterien

Natürlich hilft auch hier eine gute Planung. Wie jetzt? Soll ich etwa planen, wie ich meinen schönen Plan über Bord schmeiße? Ja, genau. Du sollst dir überlegen, unter welchen Umständen ein Abbruch plausibel wäre. An zwei Beispielen lässt es sich sehr klar formulieren.

Ich persönlich suche für das gesamte Jahr nur fünf Kunden. Wenn ich jedoch bereits im März alle Kundenaufträge an Land gezogen habe und ihre Abfertigung bis Ende Juni abgeschlossen sein wird, muss ich wohl meinen Plan massiv anpassen. Dies wäre in der Tat ein sehr angenehmes Abbruchkriterium: Übererfüllung der Ziele. Es zeigt uns aber auch, dass ein Plan nicht unbedingt eingestellt wird, weil er schlecht läuft (wobei das weitaus häufiger vorkommt).

Ein zweites Beispiel wäre die Organisation einer größeren Veranstaltung. Ich habe mir vorgenommen im letzten Quartal des Jahres einen „Leadership Summit“ durchzuführen. Ich möchte, dass die Veranstaltung 100 Gäste hat. Natürlich müssen diese Gäste sich vorher anmelden und ich muss jetzt eine untere Schmerzgrenze festlegen: wie viele Anmeldungen will ich für die Veranstaltung sammeln, damit ich sie nicht absage? Wenn nur 15 Personen Interesse zeigen, dann brauche ich keine Redner einzuladen und einen Raum anzumieten. Sollte der Raum bereits angemietet worden sein und die Redner eingeladen, werde ich die Kosten tragen müssen – selbst wenn die Veranstaltung nicht stattfindet. Sich der Möglichkeit des totalen Scheiterns bewusst zu sein, ist entscheidend für deine Jahresplanung.

Der Plan hilft beim Improvisieren

Wie bereits erwähnt, kannst du nicht alles vorhersehen. Das bedeutet, dass du in einem Moment anfangen musst zu improvisieren. Umso umfangreicher und besser deine Planung ist, umso mehr Zeit und Kraft wirst du für die notwendige Improvisation haben. Du wirst in bestimmten Momenten spontane Entscheidungen treffen müssen, das ist nicht vermeidbar. Wenn du deinen Plan gut ausgearbeitet hast, dann weißt du, dass alles, was vorbereitet werden konnte, bereits gut läuft. Dann hast du mehr geistige Kapazität, um dich auf die Improvisation zu konzentrieren. Solltest du jedoch einen lausigen Plan haben, wirst du deine gesamte Kraft an Dingen verbrauchen, die du in einer ruhigen Minute hättest bereits planen können. Dann wirst du nicht mehr den Überblick und die Ruhe haben, um die kniffligen unerwarteten Probleme zu lösen. Das führt dich direkt zum Scheitern (oder zu deinen Ausstiegskriterien).

Call To Action

Zum Schluss möchte ich dich gerne Auffordern deine Jahresplanung genauestens zu prüfen. Dazu gebe ich dir eine kleine Checkliste, damit du deine Jahresplanung prüfen kannst. In meinem Beitrag „Checkliste für deine Jahresplanung“ findest du das kleine, aber sehr effektive Werkzeug, um dich selbst zu prüfen.

Und nun wünsche ich dir und deinem Team ein erfolgreiches Jahr 2019!

1 Kommentar zu „Wie Du deine Jahresplanung rockst“

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