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Warum es so wichtig ist, brav zu dokumentieren.

Junge Unternehmen müssen immer wieder eine von zwei Herausforderungen in der Organisation bewältigen: das Einarbeiten neuer Teammitglieder und die Übernahme der Ergebnisse von Teammitgliedern, die fortgehen. Beide Herausforderungen lassen sich um einiges leichter bewältigen, wenn ihr eine gute Dokumentation eurer Arbeit habt.

Eure Dokumentation ist wie Zähneputzen: wenn ihr es nicht macht, habt ihr einen schlechten Atem und langfristig habt ihr Löcher in euren Reißzähnen - dann ist Schluss mit dem "Disrupten der Branche". Diese Metapher hilft euch die zwei Herausforderungen (Neueinstellungen und Nachhaltigkeit) zu meistern.

Dokumentation kann so sexy sein

Zum einen ist der schlechte Atem unsexy, wenn ihr neue Teammitglieder für euch gewinnen wollt. Bereits beim Anwerben neuer Mitglieder könnt ihr durch das Zeigen eurer Dokumentation die Person für euch gewinnen. Aber auch nach dem Einstellen der Person ist sie wichtig. Wenn das jüngste Teammitglied am ersten Tag feststellt, dass ihr mehrere Tausend Zeilen Code ohne Kommentare und Dokumentation habt, werden Zweifel laut. Und die Kosten dieses Dokumentationsmangels sind übel.

Einige Startups argumentieren, dass sie Zeit einsparen, indem sie nicht dokumentieren. Diese Zeit zahlen sie jedoch jedes Mal bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder - bei jeder Neueinstellung. Der schlechte Atem schreckt also einen Teil der neuen Teammitglieder ab und manche werden nach kurzer Zeit wieder abspringen, weil ihnen die Arbeit keinen Spaß macht. Das gilt übrigens genauso für Teams, die keine Software entwickeln. Wenn ihr ein Event organisiert und nicht dokumentiert habt, wie das Projekt von A bis Z durchgeführt wurde, müsst ihr sehr viel mehr Zeit in die Einarbeitung neuer Teammitglieder investieren.

[Pro-Tipp] Falls du gerade absolut auf dem Schlauch stehst, wie eine Arbeitsdokumentation aussehen kann, solltest du zunächst mit einer kleinen Lektüre anfangen. In diesem Artikel erfährst du viel über verschiedene Methoden der Projektdokumentation. In dem Artikel stehen zwar Programmierprojekte im Vordergrund, aber du kannst die Methoden leicht auf andere Projekte übertragen.

Ohne Dokumentation arbeitet ihr nicht nachhaltig

Der zweite Aspekt sind die faulen Zähne: ohne Dokumentation werden euch nach einer Weile eine ganze Reihe von Dingen um die Ohren fliegen. Zum Beispiel wird euer Datenschutzbeauftragter (im besten Fall) oder ein engagierte junger Abmahn-Anwalt (im schlechtesten Fall) feststellen, dass ihr absolut keine Ahnung habt, wie die Daten eurer Kunden verarbeitet werden. Ja, ich weiß, ihr wisst natürlich, wie ihr sie verarbeitet, aber habt ihr es in einem Prozess festgehalten und könnt es einem Richter im Zweifelsfall plausibel präsentieren, am besten morgen Vormittag?

Ihr braucht vielleicht jetzt in diesem Moment keine Dokumentation, aber in der Zukunft wird sie sehr wichtig werden. Irgendwann werdet ihr euch auch von Mitgliedern eures Teams verabschieden müssen. Dann dürft ihr auf keinen Fall das Wissen dieser Person auf einen Schlag verlieren. Ohne saubere Dokumentation, geht nicht nur ein Mensch; es verlassen buchstäblich eure Prozesse den Raum. Jemand anderes wird daraufhin alle Fehler nochmal machen müssen, um das gleiche Level zu erreichen. Das ist ein fauler Zahn in eurem Unternehmen.

Dokumentation, ab sofort!

Aber was kannst du als einzelne Person in einem Team ausrichten? Du solltest so früh wie möglich eine schlanke, aber strikte, Dokumentation deiner Arbeit einführen. Halte sauber fest, was du wie, wozu getan hast und ob es zum Erfolg geführt hat. Du wirst dir selbst tausendfach danken, wenn du in einer späteren Phase darauf zurückblickst.

Die Dokumentation ist eine Aufgabe für das gesamte Team, aber wie bei jeder gut organisierten Aufgabe gibt es auch hier verschiedene Rollen: der COO wird derjenige sein, der die Infrastruktur für die Dokumentation vorbereitet und am Laufen hält, der CEO wird mit gutem Vorbild vorgehen und alle gemeinsam werdet ihr euch gegenseitig dabei helfen und daran erinnern, die Dokumentation zu machen.

Das sind die Schritte, damit ihr als Startup keinen schlechten Atem habt:

  1. COO stellt Infrastruktur auf (Tool zum Aufzeichnen und ein Muster, wie die Dokumentation aussehen soll)
  2. Ihr bestimmt zusammen einen „Zeitschlüssel“. Das ist das Verhältnis der geleisteten Arbeit zur Dokumentationszeit. Ein guter Start wäre 7 Tage zu 15 Minuten. Das bedeutet, dass ihr jede Woche 15 Minuten für die Dokumentation reserviert.
  3. Alle vier Wochen besprecht ihr eure Dokumentation in einer Doku-Rückschau. Dazu erstellt jede/r aus dem Team eine Keynote-Slide mit dem Titel „Das habe ich diesen Monat gelernt“ und stellt sie dem Team vor. Die Folie nennt ein Beispiel aus dem Monat für ein Vorhaben, dass ihr auf eine Art geplant hattet, aber ganz anders gelaufen ist (also ein Vorhaben, bei dem ihr euch geirrt habt und jetzt schlauer seid). Hier stecken die wichtigsten Erkenntnisse für das Team. Diese Slides sammelt ihr anschließend und könnt sie als „Buch der Weisheit“ allen neuen Teammitgliedern zur Verfügung stellen.

(Photo by JESHOOTS.COM on Unsplash)

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